Un séminaire est généralement destiné soit à des professionnels et dans ce cas, l’objectif de sa tenue est de répondre à des questions se rapportant à un thème précis, soit à des étudiants constituant un groupe de travail bénéficiant de la présence d’un enseignant. Vous allez découvrir sur cette page que la recherche d’une salle de séminaire et la préparation d’un séminaire demande des méthodes et des techniques bien mises au point, ainsi qu’une certaine capacité d’organisation afin que les participants et les organisateurs puissent profiter au maximum de cette réunion dans un état de confort et de bien-être physique.
Le check-list avant la tenue d’un événement d’envergure
Professionnel ou non, pour la réussite de la tenue d’un séminaire, il est important de planifier à l’avance tous les points incontournables et les besoins en matériels. Ainsi, la tenue d’une liste clé incluant le survol complet de la manifestation est d’un grand secours pour éviter les oublis de dernière minute. De la sélection du lieu aux attentions particulières envers l’assistance, en passant par la personnalisation et la gestion du son, etc., la panoplie complète du bon planificateur est assurée. De plus, afin de s’assurer de la présence de tous les invités, il est impératif de les relancer quelques jours avant le jour J et de leur adresser un plan pour qu’ils puissent trouver leur chemin sans difficulté au cas où l’accès semblerait compliqué.
La mise en place d’un séminaire
Un séminaire, quel que soit le domaine d’intervention, nécessite une préparation minutieuse afin que l’objectif de présentation envisagé soit atteint. L’assistance doit être à l’aise pendant toute la durée de l’événement. Aussi, le plus grand soin sera apporté au choix de la salle de réception, qui devra être à même d’accueillir le nombre d’invités prévu, et incluant l’aération et la décoration appropriées. Les sièges doivent être suffisamment confortables et positionnés de façon à ce que l’auditoire puisse suivre dans le confort le déroulement de la présentation. Les support de communications doivent être installés et surtout testé avant la présentation. Il n’y a rien de plus déplaisant pour l’assistance qu’un intervenant incapable de placer correctement son kakemono ou d’utiliser son enrouleur. Des bouteilles d’eau et des verres doivent être posés sur les tables pour que chaque participant puisse se désaltérer selon ses besoins. Il convient de prévoir des blocs-notes et des stylos selon le nombre d’invités. Afin que chacun puisse suivre le cours de la programmation, il est vivement recommandé de prévoir la distribution d’une copie du planning. Pour les projections qui accompagnent la présentation, il est nécessaire de procéder à un test du matériel afin d’éviter les fausses manipulations dues à la panique qui mettent encore plus mal à l’aise en public.
Préparer la présentation
Parler devant une assistance accroît la nervosité, aussi est-il préférable de bien maîtriser son sujet et le fonctionnement technique des outils à utiliser, à savoir l’ordinateur, le vidéoprojecteur, le pointeur laser. Ce dernier est très pratique pour souligner les points à mettre en exergue et s’épargner toute gesticulation inutile et harassante pour les invités. Afin de mieux surmonter la peur qui peut envahir durant l’intervention, il convient de s’y préparer mentalement et de s’exercer à s’exprimer de façon audible, quand bien même un micro renforce la portée du son. Par ailleurs, la composition de la présentation doit être dynamique afin que l’assistance ne s’endorme pas. Un bon séminaire doit être captivant sans succession de chiffres, de graphiques et de tableaux difficiles à assimiler. Il est préférable, si le sujet exige vraiment leur présence, de les commenter brièvement. Les slides légers et clairs sont les plus prisés et un zeste d’humour n’est pas de trop.
La séance d’interaction avec le public
A l’issue de la séance, les membres de l’assistance ne manqueront pas de demander des précisions sur des points qui ne leur paraissent pas clairs. Il convient au préalable, afin de ne pas être pris de court, de tester le sujet auprès d’un auditoire restreint et de leur demander les points qui ne leur semblent pas suffisamment explicites. Toutefois, si l’explication demandée n’a pas été préparée, il faut l’accueillir avec calme et y répondre le plus précisément possible. Dans le cas où la réponse n’est pas évidente, il est préférable de le reconnaître et de ne pas émettre des réponses impulsives car cela pourrait engendrer des complications, ou encore d’ouvrir le débat pour que chaque participant puisse apporter leur contribution à la recherche de la réponse adéquate. Il revient au présentateur de gérer correctement les prises de paroles et le maintien de l’attention des personnes présentes, aussi faut-il rester ferme et courtois en cas de digression ou de bavardages inutiles.