Dans la vie quotidienne, différents documents vous accompagnent, qui que vous soyez (homme, femme, adulte, enfant, senior). Certains doivent être conservés pour servir de justificatifs ultérieurement. Certains sont détruits ou jetés après quelques temps parce qu’ils n’ont pas assez d’importance. Ainsi la durée de conservation d’un document dépend de son importance.

Les différents documents à conserver et la durée de conservation

Un document est un support d’information écrite servant de preuve ou de témoignage. Vous pouvez distinguer des documents liés à la famille, au travail ou des documents administratifs. Chaque document a une date de prescription selon sa nature.

Les documents vous concernant personnellement comme ceux de l’état de santé et les actes d’état civil doivent être précieusement gardés tout au long de votre vie.

Voici quelques listes des documents  administratifs à conserver avec leur durée de prescription :

• Des pièces bancaires : comme le bordereau de versement (un document justifiant les versements d’espèces par le client à la banque), peut être conservé pendant 5 ans, vous pouvez garder un chèque à encaisser 1 an et 8 jours ;
• Des pièces relatives au logement : tel que le contrat de location (utilisable dans le cas où il y aura un litige entre le propriétaire et le locataire) se conserve 5 ans à compter de la date de la fin de la location), les factures d’eau peuvent être contestées entre 2 ou 4 ans ;
• Les pièces d’assurance : comme le contrat automobile et habitation sont à conserver 2 ans à la suite de la fin du contrat, et le dossier de sinistre (document témoignant que vous avez reçu les versements) peut être gardé pendant 10 ans à partir de la fin de l’indemnisation.

Comment conserver les documents ?

Pour permettre à chaque document d’avoir une traçabilité, vous devez le ranger, le classer d’une façon organisée. Parmi les modes de classement, il y a :

• Le classement alphabétique : mettre les documents suivant l’ordre de l’alphabet,
• Le classement chronologique : classer les documents suivant leur date,
• Le classement numérique : ranger les documents en leur attribuant un numéro.

Mais ces classements demandent l’utilisation d’un support, dans lequel le document sera mieux classé pour être en sécurité. Vu l’état délicat du papier, je vous conseille d’utiliser des dispositifs plus solides :

• Le classeur : une chemise faite en plastique ou en carton dans lequel sont classés des papiers ;
• La pochette plastique : une pochette transparente dans laquelle un papier est conservé. Les documents y sont bien protégés contre l’humidité, entre autres ;
• Le porte-vue : c’est une espèce de cahier avec à la place des pages des pochettes Le porte- vue protège vos papiers contre la déchirure, l’humidité et d’autres tâches.

Vous pouvez trouver ce genre d’article en grande surface dans le rayon papeterie ou dans des boutiques spécialisées sur le web qui proposent souvent une gamme de porte-vues à prix abordables.

Ainsi, quelque que soit les documents que vous souhaitez conserver, il existe plusieurs manières d’y parvenir. Un conseil : ne jetez jamais une facture ou un reçu que vous jugez important, parce qu’il vous servira de preuve à l’avenir, si jamais vous en avez besoin pour un quelconque soucis.