De nos jours, que ce soit à la maison ou en entreprise, nous traitons, manipulons de plus en plus de documents disposant de données qui peuvent être sensibles et surtout nuire à votre personne ou à votre entreprise si jamais ces informations tombent entre de mauvaises mains. Il est donc de plus en plus important de bien identifier, de protéger et de sensibiliser les collaborateurs qui travailleront certainement avec vous pour que vous puissiez gérer efficacement la confidentialité des données que vous disposez, en 5 étapes importantes.

1ère étape : les services traitant des documents sensibles

Pour bien commencer la gestion de vos données, il est primordial de bien connaître les différents services et secteurs de votre entreprise qui sont et seront amenés à traiter des données qui peuvent être confidentielles. Généralement ce sera dans les bureaux que les documents sensibles sont les plus présents, notamment :

• les ressources humaines, toutes les données de vos salariés et collaborateurs sont extrêmement précieuses et très sensibles ;

• le marketing, les informations marketing de votre entreprise sont aussi des données sensibles, qui ne doivent pas tomber entre de mauvaises mains, surtout si vous ne souhaitez pas voir vos idées chez vos concurrents ;

• la R&D, votre bureau d’études, vos projets internes, vos innovations, vos chiffres etc. Toutes ces données sont également très importantes et doivent être identifiées afin de bien les protéger.

2e étape : quels documents détruire ?

Une fois que vous avez identifié les documents ainsi que les données sensibles, ou pas, qu’ils peuvent contenir, il est bon de déterminer ceux que vous allez pouvoir détruire efficacement. En effet, si vous souhaitez protéger vos données, il est important d’investir dans un bon destructeur de document pour que vous puissiez réduire les risques de fuites d’informations etc.

3e étape : classer vos documents confidentiels

La classification de vos documents est une étape importante afin que vous puissiez identifier plus facilement les documents à détruire plus efficacement ou simplement mieux les protéger si vous êtes dans l’obligation de les conserver.

Il existe 6 niveaux de confidentialité (P2 à P7), allant du document à faible risque aux papiers secret défense.

4e étape : définir le nombre de papier que vous souhaitez détruire

Connaître approximativement le nombre de documents que vous allez détruire vous permettra de définir quel type de destructeur de document vos conviendra le mieux en fonction de vos prévisions. Et également de choisir entre l’achat d’un destructeur ou de sous-traiter la destruction de vos papiers pour vous n’ayez pas à vous occuper de cette partie. A vous de choisir !

5e étape : définir une politique de protection et de gestion des documents en interne

Pour terminer, une fois que vous avez bien défini les différentes étapes ci-dessus, il est très conseillé de définir des règles et de désigner un responsable qui protégera et s’assurera de la bonne gestion des documents dans votre entreprise. Cette initiative est très importante surtout avec l’arrivé du RGPD en mais 2018, les entreprises devront rendre des comptes et protéger efficacement leurs données sensibles.