Les frais professionnels sont les dépenses faites par des salariés pour les besoins de leur activité professionnelle. Ces frais sont par la suite remboursés par l’employeur. Toutefois, beaucoup de salariés ont déjà gonflés leurs notes de frais pour gagner la différence entre leur réelle dépense et le remboursement par l’entreprise. Toutefois, il existe un moyen de minimiser la fraude liée aux notes de frais surtout pour les frais de repas et les notes de déplacement.
Les frais de repas
Gonfler ses notes de frais liés aux repas professionnels est une pratique très fréquente pour beaucoup de salariés. Pour ceux qui ne le savent pas, cela se fait pour gagner la différence de la dépense réellement effectuée et du montant de cette dépense déclaré sur la note de frais. En effet, beaucoup de personnes le font à cause d’un contrôle pas assez assidu de leur entreprise. Plusieurs possibilités de fraudes sont possibles. Le salarié paie sa part lors d’un repas avec ses amis, mais en récupérant le reçu du total réussit à se faire rembourser sur la totalité. Ce n’est pas honnête, diriez-vous et pourtant c’est que le début. Il y des cas encore plus graves, par exemple, quand le salarié est invité au repas par quelqu’un d’autre, mais récupère quand même la facture, pour la déclarer en tant qu’une dépense à sa charge. Non seulement, il a eu un repas gratuit, mais en déclarant cette dépense il pourra en plus “gagner des sous”.
Toutefois, ces cas et plusieurs autres liés aux fraudes de repas professionnels peuvent être minimisés grâce à un contrôle plus rigoureux de la part de l’entreprise. Le contrôle sera plus facile et rapide à établir grâce aux logiciels appropriés destinés aux comptables et/ou les RH. Comment un simple logiciel peut aider à minimiser les fraudes ? Tout est une question d’organisation. Certaines factures avec des montants trop importants peuvent faire objet d’une fraude. Toutefois, ces derniers échappent au contrôle à cause d’un manque du temps ou d’autres facteurs, qui empêchent à étudier chaque facture en particulier. Les logiciels conçus spécialement pour l’archivage et le traitement de tous types des notes de frais aident à établir un bon contrôle avec moins d’efforts. C’est pourquoi grâce à ceux-là il sera très pratique à trouver les factures d’un ou de plusieurs salariés, qui se démarquent en particulier, à se focaliser sur « l’historique » des factures d’un employé précis ou encore à retrouver une facture déjà traitée en faisant quelques clicks.
Les notes de déplacement
Nous trouvons également un grand nombre de fraudes liées aux déplacements des salariés. En profitant de la confiance de leur comptable, quelques tickets en plus peuvent s’acheter pour les prochains voyages personnels ou en famille. Certains salariés vont même encore plus loin. Puisque de nombreuses entreprises acceptent de payer le ticket de TGV en première classe, les salariés achètent un ticket première classe et un autre ticket low-cost pour le même jour et la même heure. Dès que la facture du ticket plus cher se comptabilise, le salarié annule celui-là et effectue son voyage avec un ticket low-cost. Cette technique se pratique avec tous les modes de transport, y compris un avion. Il y avait même des cas où le salarié s’est fait rembourser sur un vol plus cher, en achetant un ticket low-cost pour gagner la différence entre les deux. Cette différence est encore plus importante si le salarié “se sacrifie” pour prendre un train à la place d’un avion.
Certes, il sera difficile de faire disparaitre complètement la fraude liée aux déplacements, toutefois, les entreprises ayant un grand nombre de salariés pourront au moins comparer plusieurs factures de plusieurs salariés entre elles. Cela sera surtout utile pour les factures de taxis. L’interface des logiciels permettant la recherche simple et puis l’archivage de l’historique de chaque salarié sera pratique pour traiter et retrouver tous les dossiers. De plus, ayant des cartes géographiques intégrées, les logiciels de notes de frais calculent directement les frais kilométriques lorsqu’on y indique le point de départ et le point d’arrivée. Ayant cette possibilité le salarié pourra indiquer directement les donnés, n’importe où et n’importe quand, sans l’obligation d’être au bureau. Ainsi, il y aura moins de chances d’oubli.
Parmi les autres fraudes liées aux frais des repas, on trouve aussi des situations avec des grands gourmands, qui ne peuvent pas résister à un menu gourmet avec du vin haut de gamme. De plus, toutes les précautions sont prises, pour que le montant soit inférieur au plafond par personne (qui est établi par son entreprise) les salariés demandent à la caisse à doubler, à voir, tripler le nombre de convives. Ce n’est pas tout ! Certains repas sont parfois compris dans le prix d’une offre, d’un hôtel, d’un événement. Toutefois, les factures ne contiennent pas toujours le détail de toutes les offres et services comprises. Il est donc très simple de récupérer les factures de chaque dépense séparément et se faire rembourser sur les deux.
Les dépenses liées aux déplacements sont remboursés, indépendamment du type de transport emprunté, que ce déplacement soit fait en voiture personnelle, en transport en commun, en avion ou en taxi. Commençons par ce dernier. Jusqu’au 2017 les salariés profitaient du fait que les taxis étaient amenés à faire un ticket à la main. Dans ces cas-là le passager s’arrangeait avec le conducteur en lui laissant des pourboires, pour avoir un montant plus important sur la facture. Si le chauffeur était gentil, il pouvait même donner une facture pré remplie, sans indiquer le montant, en laissant ce champs vide, à remplir par son passager. A partir du 1er janvier 2017 tous les taxis doivent avoir une imprimante reliées au compteur et ne peuvent plus faire des factures à la main, sauf si la machine est en panne. Toutefois, ce n’est pas un empêchement pour les fraudeurs. Il est toujours possible de prendre le transport en commun pour vos déplacements.