Dans la majorité des cas, la saisie des factures au sein d’une entreprise donnée revient au comptable. Or, il ne faut pas oublier que pour assurer un bon archivage, il faut bien enregistrer toutes les informations clés, à savoir la date de livraison et de facturation, le nom du client ou du fournisseur, la référence ou le numéro de la facture, etc. Si le professionnel doit en saisir un tas pour le cas d’une grande société, il peut alors avoir du mal à y parvenir, d’où l’intérêt d’externaliser le service.

Pourquoi est-ce important d’enregistrer les factures ?

Avant de voir les raisons pour lesquelles il est très intéressant d’externaliser la saisie de ses factures, il convient de savoir pourquoi il est si important de les enregistrer. En fait, il ne faut pas oublier avant tout que ce document est celui qui matérialise le transfert de propriété d’un service ou d’un produit. Il s’agit de ce fait d’une pièce essentielle pour toute société, mais aussi pour tout client. Contrairement au bon de commande et au devis, il est également l’unique document qui est enregistré en comptabilité. Que l’on ait affaire à des factures fournisseurs ou à des factures clients, il est donc impératif de les enregistrer correctement. Elles doivent de même être classées séparément, c’est-à-dire par numéro, par mois et par année.

Pourquoi confier alors ce service à un prestataire externe ?

D’après ce qui a été vu dans l’introduction, c’est en général le comptable qui s’occupe de la saisie des factures au sein d’une société. Or, s’il s’agit d’une grande entreprise, il peut être confronté à un grand volume à traiter, au point qu’il ne pourra pas tout prendre en charge seul, même s’il travaille jour et nuit. De plus, il ne faut pas oublier que la saisie de ces documents n’est pas sa seule tâche. Dans ce cas précis, mieux vaut donc confier le service à un prestataire externe, mais pas n’importe lequel. Il faut plutôt se tourner vers des experts de confiance. Pour en trouver, on peut tout simplement se rendre sur www.operateur-de-saisie.com, par exemple. Le principal avantage de faire appel à ce genre d’intervenant, c’est qu’il peut s’occuper de tout le travail selon les directives de son client. Il intervient aussi dans le respect des règles de confidentialité et des délais de traitement.

D’autres bonnes raisons de se fier à ce genre de prestataire

En externalisant la saisie de ses factures, tout donneur d’ordre aura également l’opportunité de dématérialiser ses documents papier tout en minimisant ses coûts de fonctionnement, mais pas que. Il pourra de même se concentrer davantage sur son activité principale, ce qui lui permettra d’éviter les différentes dépenses supplémentaires en recrutant du personnel pour s’occuper de la tâche et en louant un local équipé et meublé. Le client pourra d’ailleurs jouir d’une vue globale sur son flux de trésorerie. Il pourra aussi réaliser des analyses complexes en se servant des informations saisies, en plus de bénéficier d’archives dématérialisées. Grâce à ces analyses, il connaîtra mieux les tendances du moment et découvrira les meilleures solutions pour développer son activité.