Dans la gestion de projet, l’exécution d’un projet signifie la mise en œuvre d’un ensemble d’activités conçues pour réaliser tous les produits livrables et achever le travail du projet conformément à ce qui a été prévu dans le plan de projet. L’entrée de cette phase est le plan de gestion créé au cours de la phase de planification. Ainsi, pour exécuter le projet, vous vous référez à la base de coûts, de temps et de ressources déterminées dans le plan de gestion du projet.
Pendant la phase d’exécution, les documents du projet sont mis à jour, et si nécessaire, certaines activités sont replanifiées et de nouvelles bases sont déterminées. Les mises à jour peuvent inclure des changements dans les durées prévues des activités, des changements dans la disponibilité et le déploiement des ressources requises (humaines et matérielles), et des risques imprévus. Au cours de cette phase, des écarts de coûts et de calendrier peuvent se produire, par exemple en raison du manque de ressources nécessaires dans les délais et les coûts estimés dans le plan du projet. Dans ce cas, le problème doit être analysé en détail et des stratégies doivent être mises en place pour y répondre en temps utile et avant que le problème ne s’aggrave. Si les changements proposés sont trop nombreux et s’ils sont approuvés, le plan de gestion du projet doit être mis à jour et les bases de référence le seront également. Il convient de rappeler que la plupart des coûts du budget et des ressources sont consacrés aux activités pendant l’exécution du projet. Le travail défini dans la phase de définition du projet doit être réalisé avec succès et dans le respect des contraintes de temps, de coût et de ressources.
Les responsabilités d’un maitre d’œuvre d’exécution
Les principales responsabilités du chef de projet dans cette phase sont les suivantes :
– Recruter, former et gérer les membres de l’équipe de projet ;
– Exécuter et mettre en œuvre les changements approuvés ;
– Contrôler la réalisation des produits livrables prévus ;
– Vérifier la mise en œuvre des actions correctives ;
– Recueillir en permanence des données sur l’exécution du travail qui ont été effectivement accomplies jusqu’à ce moment-là, comme l’avancement des activités dans le temps (dates réelles de début et de fin), l’avancement économique (coûts réels), le travail achevé, etc.
Pendant l’exécution du projet, le gestionnaire de projet est soutenu par l’équipe de projet et certaines parties prenantes clés telles que des consultants, des experts, le commanditaire ou le client et d’autres collègues.
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L’exécution de projet : processus
Les principaux processus de la phase d’exécution sont : la direction du projet et la gestion du changement, la gestion de la communication entre les parties prenantes, la gestion des achats, la garantie de la qualité du projet, la gestion des problèmes et les rapports d’avancement du projet.
Le cycle de vie d’un projet en cinq phases
Comme nous l’avons vu dans les leçons précédentes, la gestion de projet a un rôle stratégique dans tout type d’entreprise. En effet, le succès et la capacité d’une entreprise à se renouveler sont de plus en plus liés à sa capacité à gérer des projets, tant pour le développement de nouveaux produits/services que pour l’amélioration des processus internes de l’entreprise.
– Première phase : lancement du projet
Dans cette phase, les objectifs du projet sont établis, les ressources disponibles sont identifiées et les rôles sont définis. En général, les principales activités à réaliser sont les suivantes
– Établir la motivation pour le lancement du projet (étude de faisabilité)
– réalisation d’une évaluation économique des effets du projet (analyse coûts/avantages)
– définition de la finalité du projet (définition des objectifs)
– Deuxième phase : la planification
Après la phase de démarrage du projet, nous passons à la phase de planification. Très souvent la hâte ou le désir de passer directement à la phase de mise en œuvre, conduit à sous-estimer cette phase et à ne pas y consacrer le temps nécessaire. Il s’agit au contraire d’une phase cruciale pour l’ensemble du processus, qui peut déterminer la réussite ou l’échec d’un projet. En particulier, de nombreuses activités sont réalisées telles que la définition d’un plan de coûts détaillé, l’organisation des ressources impliquées, la définition d’une stratégie prudente pour faire face aux risques liés à un projet et la gestion des parties prenantes.
– Troisième phase : l’exécution
L’exécution et le contrôle sont généralement considérés comme une seule phase du cycle de vie du projet puisqu’ils sont réalisés simultanément, bien qu’il s’agisse en réalité de deux processus distincts. En fait, l’exécution est la phase liée à la réalisation des activités planifiées, tandis que le contrôle permet de vérifier que l’exécution est conforme à la planification. L’objectif fondamental du chef de projet dans la phase d’exécution est de maintenir le projet dans les délais, en intervenant si nécessaire.
– Quatrième phase : Suivi et révision
Le suivi des travaux est une activité fondamentale qui vous permet d’évaluer l’avancement du projet par rapport aux objectifs fixés. L’objectif de cette phase est de mettre en évidence les écarts par rapport au plan initial et d’intervenir si nécessaire.
– Cinquième phase : achèvement du projet
La dernière des phases de la gestion de projet est la clôture. Cette phase correspond à la livraison du résultat final avec son acceptation par le client/sponsor. On a souvent tendance à accorder peu d’importance à cette phase, qui joue pourtant un rôle fondamental dans le cycle de vie d’un projet.