Avec l’augmentation considérable du volume des archives d’année en année, les entreprises qui les produisent sont très vite confrontées au problème de l’archivage. Bien qu’en théorie, la gestion des archives semble un concept simple à comprendre et à prévoir. Dans la pratique, il s’avère plutôt complexe à mettre en œuvre, surtout lorsque la quantité d’archives devient encombrante, voire ingérable. De plus en plus d’entreprises ont donc recours à des sociétés d’archivage pour gérer en toute sérénité leurs archives, éviter les risques de pertes ou de détérioration ou remplir pleinement les obligations légales de conservation. Faisons le point sur ce qu’il faut savoir sur l’externalisation des archives. Quelles sont les bonnes questions à se poser ?
L’externalisation des archives : une solution de gestion d’archives efficace et pérenne
Si les entreprises produisent un grand nombre d’archives par an, c’est aussi parce qu’elles s’inscrivent dans des besoins spécifiques à la vie économique et sociale des entreprises. Deux grands types de besoins se révèlent, auxquels les entreprises doivent répondre pour assurer leur bon fonctionnement :
- Un besoin d’activité : les entreprises produisent des archives papiers ou numériques liées à leurs activités (documents commerciaux, fiscaux, sociaux…). Ces documents constituent le patrimoine de l’entreprise et peuvent servir pour établir des stratégies de développement économique pérenne.
- Un besoin juridique : en cas de litige, les archives servent de preuves juridiques et permettent de se prémunir de certains risques juridiques
La gestion des archives devient un enjeu majeur pour les chefs d’entreprise. Pas toujours conscients de l’impératif que constitue l’archivage des documents de l’entreprise, il importe pour tout dirigeant d’être sensibilisé à l’utilité de la gestion d’archives, qu’une externalisation bien menée peut permettre de simplifier et alléger. Davantage informés sur les enjeux et les avantages d’externaliser leurs archives auprès de sociétés d’archivage spécialisées, les dirigeants seront plus à même de budgétiser ces services visant à mettre en place des méthodes capables de générer des facteurs de rentabilité économique :
- Gain d’espace de stockage pouvant être réutilisés en espace de bureau
- Gain de productivité
Le but de l’archivage étant de rendre disponibles les documents que les entreprises ont besoin de consulter à la demande et de conserver de manière définitive et en toute sécurité ceux qui constituent la mémoire des entreprises.
Des questions qu’il serait bon de se poser avant d’entreprendre une externalisation d’archives
Après avoir été suffisamment sensibilisés à l’importance de la gestion des archives, les dirigeants doivent savoir quels sont leurs besoins en conservation d’archive ?
Les archivistes, experts en la matière, savent déterminer quels documents sont importants. Quels documents sont susceptibles d’être consultés à tout moment (les archives courantes), ceux devant être conservés selon les durées légales de conservation (les archives intermédiaires), de manière définitive (les archives définitives) et bien entendu les échéances de destruction des documents.
À partir du cycle de vie des archives ainsi définies, la société d’archivage cherche à déterminer :
- Quel processus de gestion d’archives est le plus adapté ?
- Quelle durée de conservation doit-être fixée pour chaque type d’archive ?
- Quels modèles de classement doivent-être définis et appliqués pour gérer au mieux les archives ?
- Quelles sont les solutions de numérisation les plus adaptées (le cas échéant) ?
- Quels documents faut-il détruire ?
- Quelles archives sont à conserver définitivement ?